Optimiza tus costes operativos – mejora tu rendimiento diario
Los costes operativos que se producen en las empresas y que se invierten a diario en procesos internos suponen el 40% del gasto de una empresa. Costes relacionados con gestiones administrativas, gestión de documentos, permisos, facturas, contratos con clientes, firmar permisos, presupuestos, aceptación de reuniones, albaranes, tramitación de pedidos, seguimiento de gestión comercial o técnica a través de documentos, emails.
Tan solo el tiempo que se dedica a la espera del personal encargado o responsable en la firma de documentos, para proceder con el siguiente paso en la cadena de procesos de la compañía, o el buscar los documentos a través de emails, comunicaciones con clientes a través de llamadas o correos, para tener toda la información y poder dar una buena atención. O también las llamadas que se invierten en el personal para tener conocimiento de la actividad fuera de la oficina. La espera del técnico al final de la jornada para volcar toda la información en un documento que después es igualmente complicado recopilar para realizar una evaluación del trabajo realizado.
¿Cuantos recursos se invierten en todos estos procesos?
¿Se podría optimizar todo este trabajo para que se automatice, y se acorten los tiempos de desarrollo?
¿Y cómo se podrían reunir todos estos indicadores en un lugar centralizado para poder tomar decisiones acertadas?
La experiencia con empresas durante nuestra trayectoria desde el punto de vista operativo es que en mayor o menor medida, todas tienen estas mismas necesidades. Independientemente de su perfil, o del sector al que se dediquen.
En muchas ocasiones, las empresas invierten muchos recursos humanos y económicos en establecer un sistema complejo de información que supone un cambio y desajuste para todo el personal. Largas jornadas de formación que paralizan los departamentos. Y que son complejos de llevar a cabo. En algunas ocasiones se atascan y no logran los resultados esperados.
Cuando en realidad, no están tratando lo más básico: la gestión diaria de procesos, el papeleo, las llamadas, el seguimiento comercial o técnico, el trámite de los pedidos…
Igualmente se instalan avanzados y complejos sistemas de procesamiento, y en lo más básico se sigue funcionando igual: con llamadas, albaranes sellados, hojas excel…, pero claro al final todo se vuelca manualmente al sistema, al final del día…, esperando al técnico, al jefe que firme, al comercial que reporte…
O incluso se instalan innovadores sistemas Big Data, que recogen toda la información que se genera para su procesamiento, pero cabe preguntarnos: ¿estamos volcando en estas plataformas información fidedigna?, ¿o qué validez tiene esta información? ¿Cómo se ha recopilado esta información?
Vamos a comenzar la casa por la base, los cimientos. No por el tejado. ¿Como una empresa puede trabajar con Big Data, o con ERPs complejos cuando en lo principal sigue teniendo carencias, y se sigue funcionando con procesos manuales y obsoletos? Es como querer montar una mesa sin una pata. Finalmente se va a caer.
Con tan solo invertir recursos en optimizar los tiempos operativos de gestión diaria, ya hemos mejorado en un 40% nuestra efectividad, y nuestra productividad. En Internalia Group nos enfocamos donde más se necesita, aportamos aplicaciones rápidas, sencillas y eficaces que ofrecen resultados en muy poco tiempo y que otorgan información objetiva y fidedigna, válida para ser procesada, almacenada y ser objeto de toma de decisiones, para poder orientar su empresa en la mejor dirección.
